Documenten worden gedeeld om samen te werken, maar wat als de opdracht afgerond is? Weet je na verloop van tijd nog welke documenten er bedrijfsmatig zijn gedeeld? En met wie? Belangrijker nog: is het duidelijk welke documenten er door jouw medewerkers worden gedeeld? Door de grote hoeveelheid gedeelde bestanden wordt het minder inzichtelijk wat er met wie gedeeld is en wat de gebruiksrechten per gebruiker zijn. Dat is een groot risico voor bedrijven. Documenten kunnen hierdoor in verkeerde handen vallen.
We helpen jou graag jouw gedeelde bestanden te beheren. We leggen hier uit hoe je dat kunt doen:
Gebruik de Tricent Tool
Voor het beheren van veel bestanden kan je gebruik maken van de Tricent tool. Deze gebruiksvriendelijke interface maakt het beheer van bestanden op organisatieniveau makkelijker.
Tricent houdt alle bestanden bij die buiten de organisatie zijn gedeeld en herinnert je eraan om het delen van de bestanden na verloop van tijd ongedaan te maken. Wanneer een bestand bijna verloopt, wordt er automatisch een e-mail naar de beheerder verzonden met de vraag het delen ongedaan te maken. Je kunt het bestand vervolgens bekijken en het delen verlengen of opheffen. Onderneem je als beheerder van het document geen actie, dan heft Tricent het delen van het geselecteerde bestand automatisch op. Deze actie kan overigens altijd worden teruggedraaid.
Handig! Hoe kan ik de Tricent tool gaan gebruiken?
Stap 1:
Verdiep je hier in Tricent. Dan heb je een goed beeld wat deze tool jouw bedrijf kan bieden met betrekking tot het delen van bestanden.
Stap 2:
Contact de MacHelp servicedesk. Wij kunnen jou de Tricent tool bieden en op het domein van jouw bedrijf plaatsen. Klik hier om zelf je afspraak in te plannen.
Stap 3:
Gefeliciteerd! Je kunt nu actief alle gedeelde bestanden van jou en alle medewerkers (laten) beheren. Eenvoudig, overzichtelijk en snel!
MacHelp | Google Workspace | ICT | Contact